PT. Gajah Mada Indonesia menerapkan pola PDCA (Plan Do Check Act) dalam system kerja & proses penyelesaian masalah (problems solving).
Sistem tersebut telah efektif, sistematis & ringkas. Pola PDCA dapat di jelaskan sebagai berikut.
P = PLAN (RENCANAKAN)
Artinya merencanakan SASARAN (GOAL = TUJUAN) dan PROSES apa yang dibutuhkan untuk menentukan hasil yang sesuai dengan SPESIFIKASI tujuan untuk kepuasan para mitra industri.
Perencanaan ini dilakukan untuk mengidentifikasi sasaran dan proses dengan mencari tahu hal-hal apa saja yang tidak beres kemudian mencari solusi atau ide-ide untuk memecahkan masalah ini.
Mengacu pada aktivitas identifikasi peluang perbaikan dan! atau identifikasi terhadap cara-cara mencapai peningkatan dan perbaikan kerja.
Terakhir mencari dan memilih penyelesaian masalah.
D = DO (KERJAKAN)
Artinya MELAKUKAN perencanaan PROSES yang telah ditetapkan sebelumnya. Ukuran-ukuran proses ini juga telah ditetapkan dalam tahap PLAN.
Implementasi proses. Dalam langkah ini, yaitu melaksanakan rencana yang telah disusun sebelumnya dan memantau proses pelaksanaan dalam skala kecil,
Mengacu pada penerapan dan pelaksanaan aktivitas yang direncanakan.
C = CHECK (EVALUASI)
Artinya melakukan evaluasi terhadap SASARAN dan PROSES serta melaporkan apa saja hasilnya. Kita mengecek kembali apa yang sudah kita kerjakan, sudahkah sesuai dengan standar yang ada atau masih ada kekurangan. Memantau dan mengevaluasi proses dan hasil terhadap sasaran dan spesifikasi dan melaporkan hasilnya.
Dalam pengecekan ada dua hal yang perlu diperhatikan, yaitu memantau dan mengevaluasi proses dan hasil terhadap sasaran dan spesifikasi. Teknik yang digunakan adalah observasi dan survei. Apabila masih menemukan kelemahan-kelemahan, maka disusunlah rencana perbaikan untuk dilaksanakan selanjutnya. Jika gagal, maka cari pelaksanaan lain, namun jika berhasil, dilakukan rutinitas.
Mengacu pada verifikasi apakah penerapan tersebut sesuai dengan rencana peningkatan dan perbaikan yang diinginkan.
A = ACT (MENINDAKLANJUTI)
Artinya melakukan evaluasi total terhadap hasil SASARAN dan PROSES dan menindaklanjuti dengan perbaikan - perbaikan. Jika ternyata apa yang telah kita kerjakan masih ada yang kurang atau belum sempurna, segera melakukan action untuk memperbaikinya.
Proses ACTION ini sangat penting artinya sebelum kita melangkah lebih jauh ke proses perbaikan selanjutnya.
Menindak lanjuti hasil untuk membuat perbaikan yang diperlukan. Ini berarti juga meninjau seluruh langkah dan memodifikasi proses untuk memperbaikinya sebelum implementasi berikutnya.